SAF-T в България: пълно ръководство за бизнеса (какво е, кого засяга, как да се подготвите)

Какво е SAF-T?

SAF-T (Standard Audit File for Tax) е стандартизиран електронен файл, чрез който бизнесът предоставя на НАП структурирани счетоводни и данъчни данни в единен XML формат. Целта е по-бърз и автоматизиран данъчен контрол, по-малко ръчни справки и по-голяма прозрачност. Форматът се основава на стандарт на ОИСР и в България се въвежда поетапно чрез промени в ДОПК.

Кого засяга SAF-T и от кога — график

Въвеждането е поетапно и започва от най-големите данъкоплатци. Преходите настъпват само на 1 януари на съответната година; групите се определят по финансови показатели за предходни години:

• Първа група — от 1 януари 2026 г.: предприятия, които са „големи" по Закона за счетоводството и отговарят на поне едно от условията за 2023 г. — нетни приходи от продажби над 300 млн. лв. или платени данъци и осигуровки към НАП над 3,5 млн. лв.
• Втора група — от 1 януари 2027 г.: големи, средни и малки предприятия (по чл. 19, ал. 1 ЗСч към 31.12.2024 г.) със същите прагове на база показателите за 2024 г.
• Трета група — от 1 януари 2028 г.: нетни приходи над 15 млн. лв. или платени данъци/осигуровки над 1,5 млн. лв.
• Следващи етапи — до 2030 г.: обхватът се разширява към почти всички предприятия, включително микропредприятия с регистрация по ДДС.

Бележка: срещат се по-ранни публикации, които посочват старт за средни предприятия от „1 юли 2026 г.". Това не съответства на приетия график по ДОПК — преходите са само на 1 януари, а средните предприятия попадат във втората група от 1 януари 2027 г.

Какво съдържа файлът

• Master data — контрагенти (доставчици и клиенти), сметкоплан, продукти, данъчни кодове.
• Главна книга — счетоводни записи и салда за периода.
• Фактури — продажби и покупки.
• Плащания; при поискване — складови движения; годишно — активи.

Срокове за подаване

• Месечен SAF-T — по правило до 14-то число на месеца, следващ отчетния (записи, фактури покупки/продажби, плащания).
• Годишен SAF-T (активи) — в срока за подаване на годишната данъчна декларация по чл. 92 ЗКПО (30 юни на следващата година).
• „При поискване" — 14-дневен срок при изрично искане от НАП.

Гратисен период: предвиден е гратисен период за първите подавания на новозадължените лица (по закон 6 месеца, с обсъждано удължаване до 12 месеца).

Санкции

Неподаване или подаване на невалиден/некоректен SAF-T е скрепено с глоби. Неподаването или подаването на невалиден SAF-T файл е скрепено с глоби, които нарастват при повторно нарушение.

Как да се подготвите — практически стъпки

1. Проверете в коя група попадате по показателите за съответната година и кога е вашата начална дата.
2. Изчистете master data — единни данъчни кодове, коректни контрагенти (ЕИК/ДДС номера), прегледан сметкоплан.
3. Уверете се, че системата ви генерира SAF-T в актуалната XSD схема — ERP/счетоводен софтуер с поддръжка спестява ръчна работа.
4. Тествайте валидация спрямо XSD преди реалното подаване. Вижте: SAF-T XSD и чести грешки при подаването.
5. Заложете вътрешен процес и отговорник, с вътрешен срок преди законовия.

Как помага интегрирана ERP/счетоводна система

Когато счетоводството, фактурирането и складът са в една система, данните за SAF-T идват от един източник на истина — намалява се рискът от разминавания между регистри и от блокиращи грешки при първото подаване. eSche подхожда именно така: структурирани данни, готови за експорт и валидация.

Често задавани въпроси (FAQ)

Задължителен ли е SAF-T за всички фирми още сега?

Не. От 1 януари 2026 г. са задължени само предприятията от първата група (над 300 млн. лв. приходи или над 3,5 млн. лв. данъци/осигуровки за 2023 г.). Средните предприятия влизат от 1 януари 2027 г. (втора група). Обхватът се разширява поетапно до 2030 г.

Каква е разликата между SAF-T и ДДС декларацията?

ДДС декларацията обобщава данни за ДДС за периода; SAF-T предоставя детайлни структурирани данни (записи, фактури, master data), които позволяват автоматизиран одит. Двете се допълват.

Какво става, ако файлът не валидира спрямо XSD?

Невалидиращ файл се отхвърля. Затова е важно да тествате структурата предварително и да коригирате грешките (липсващи задължителни полета, грешни кодове, формат на датите).

Колко често се подава SAF-T?

Месечно за основните данни (до 14-то число на следващия месец), годишно за активите (в срока по чл. 92 ЗКПО) и при поискване в 14-дневен срок.

Нужен ли е специален софтуер?

На практика — да. Счетоводна/ERP система с вградена SAF-T поддръжка автоматизира експорта и валидацията и намалява риска от грешки.

Свързани материали

• SAF-T за средни предприятия: какво се променя от 1 януари 2027
• SAF-T XSD и чести грешки при подаването